A rendszer lényege, hogy minden lakás radiátorára vagy fűtési körére hőmennyiségmérő vagy költségmegosztó kerül felszerelésre, amely rögzíti az adott lakás tényleges fogyasztását. Ez alapján a fűtési költség egy része a tényleges egyéni fogyasztás szerint, a fennmaradó rész pedig alapterület-arányosan kerül elszámolásra.
A rendszer bevezetése tapasztalatok szerint 10-20 százalékos fűtési megtakarítást eredményezhet házszinten, mert a tulajdonosok tudatosabban szabályozzák saját fogyasztásukat. Ez a hatás akkor a legerősebb, ha a mérési adatok rendszeresen, akár havonta visszajelzésre kerülnek.
A bevezetés döntése közgyűlési hatáskör, és mivel minden lakást érint, alapos előzetes tájékoztatást igényel: mennyibe kerül a mérőeszközök felszerelése, ki üzemelteti és olvassa le a rendszert, és hogyan változik az elszámolás módja.
A panelfelújítási alprogram kifejezetten támogatja az ilyen okos mérési és vezérlési technológiák kiépítését, ezért érdemes ezt egy tetőszigeteléssel vagy fűtéskorszerűsítéssel egy projektként kezelni.
Fontos gyakorlati részlet, hogy a mérőeszközök éves leolvasása és az elszámolás elkészítése többletmunkát jelent a könyvelés számára, ezért ez jellemzően külön, de átlátható tételként jelenik meg a közös költség elszámolásában.
A Merbo minden bevezetés előtt tájékoztató fórumot szervez a tulajdonosoknak, ahol konkrét számokkal mutatjuk be a várható elszámolási változást.