A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a közös képviselőnek vagy a megbízott könyvelőnek az üzleti év lezárását követően négy hónap áll rendelkezésére a beszámoló előkészítésére, amelyet a közgyűlésnek legkésőbb május 31-ig el kell fogadnia. Ez a határidő nem rugalmas: a törvény konkrét dátumhoz köti, nem „az év első felében” típusú megfogalmazáshoz.
A beszámoló tartalma a kormányrendelet mellékletében meghatározott formában készül, és tartalmazza a mérleget, valamint az eredménykimutatást. Ez elkülönül attól az elszámolástól, amelyet a közös képviselő évente a tulajdonosok felé tesz a közös költség felhasználásáról: utóbbi inkább a napi működés átláthatóságát szolgálja, míg a számviteli beszámoló a társasház, mint gazdálkodó egység éves pénzügyi képét mutatja hivatalos, jogszabályi formában.
Egy fontos könnyítés: ha a társasház alaptevékenységből és vállalkozási tevékenységből származó bevétele két egymást követő évben nem haladja meg az 50 millió forintot, egyszerűsített beszámolót készíthet a teljes helyett. A legtöbb közepes méretű, lakóövezeti társasház ebbe a kategóriába esik, így számára az egyszerűsített forma az irányadó.
Fontos különbség a cégek beszámolójához képest: a társasházakat alapvetően nem terheli a beszámoló letétbe helyezésének kötelezettsége, tehát nem kell azt a cégbírósághoz vagy a Nemzeti Adó- és Vámhivatalhoz benyújtani. A beszámoló a közgyűlési jegyzőkönyv mellékleteként, a társasház irattárában marad, és bármely tulajdonos betekinthet bele.
Ha a május 31-i határidő valamilyen okból nem tartható, például mert egy elhúzódó banki egyeztetés miatt csúszik a záró egyenleg, ezt írásban, a tényleges okkal és az új tervezett dátummal érdemes jelezni a tulajdonosoknak, ahelyett hogy szótlanul csúszna a közgyűlés.
A Merbo minden kezelt házánál úgy ütemezi a könyvelést, hogy a beszámoló-tervezet már márciusban elkészüljön, és a SzVB-nek legyen ideje alaposan átnézni, mielőtt a május végi közgyűlés elé kerül.