Ez legtöbbször nem a jóindulat hiányán múlik, hanem a csatorna esetlegességén: egy lépcsőházi szóbeli jelzés könnyen elvész, egy dokumentált bejelentés nem.
A jó hibabejelentésnek négy eleme van, amit érdemes minden esetben megadni: pontos helyszín (lépcsőház, emelet, közös terület vagy saját lakás), a hiba leírása lehetőleg fényképpel, az észlelés időpontja, és hogy a probléma okoz-e azonnali veszélyt (elektromos hiba, vízszivárgás, gázszag). Ez a négy adat elég ahhoz, hogy a kezelő azonnal el tudja dönteni, sürgősségi vagy normál ügyintézésről van-e szó.
Érdemes tudni, hogy a legtöbb társasházkezelő cégnél, így a Merbónál is, több párhuzamos csatorna létezik: telefonos ügyelet vészhelyzetre, e-mail vagy digitális hibabejelentő rendszer a nem sürgős ügyekre, és a gondnok, aki a helyszíni, azonnal orvosolható apróságokat kezeli. A csatornák közötti helyes választás önmagában felgyorsítja a megoldást: egy csőtörést nem érdemes e-mailben jelezni, ha van telefonos vészhelyzeti vonal.
A visszajelzés ugyanolyan fontos, mint maga a bejelentés. Egy jól működő rendszerben a bejelentő kap egy visszaigazolást arról, hogy a hiba rögzítésre került, milyen lépés következik, és mikor várható a megoldás vagy a következő státuszfrissítés.
Fontos különbség a saját lakáson belüli és a közös tulajdont érintő hibák között: a közös képviselő csak az utóbbiért felel, a lakáson belüli csővezeték vagy elektromos hiba a tulajdonos saját ügye, bár sok kezelő, így a Merbo is, segít megbízható szakembert ajánlani ilyen esetben is.
Egy elutasított vagy félreértett bejelentés leggyakoribb oka az, hogy a bejelentő maga sem tudja eldönteni, saját vagy közös tulajdont érint-e a hiba: egy vizesedő fal esetén például csak szakértői vizsgálat után derül ki, hogy a szomszéd fürdőszobájából vagy a homlokzatból ered-e a probléma.
Ha bizonytalan, melyik csatornát érdemes választani, a Merbo digitális hibabejelentő rendszere automatikusan a megfelelő ügyintézőhöz irányítja a bejelentést, sürgősség szerint priorizálva.