Az eljárás lényege, hogy a közös képviselő írásos előterjesztést küld ki minden tulajdonosnak, amely tartalmazza a döntésre váró kérdést és a válaszadási határidőt. A tulajdonosok aláírásukkal adják le a szavazatukat, amit a közös képviselő összesít és jegyzőkönyvbe foglal.
Ez az eljárás különösen olyan kérdéseknél praktikus, amelyek nem igényelnek hosszas vitát: egy formai módosítás, egy sürgős, de nem vitatott döntés, vagy egy előzetesen már egyeztetett ügy hivatalos megerősítése.
Fontos korlátja, hogy nem minden kérdés dönthető el ezen a módon: ha az SZMSZ vagy a törvény közgyűlési tárgyalást ír elő, vagy a kérdés valódi egyeztetést igényelne, az írásbeli forma jogilag kockázatos.
A gyakorlatban a legnagyobb előny az időmegtakarítás: nem kell teremhelyet biztosítani, és a rugalmas határidő gyakran magasabb részvételi arányt eredményez, mint egy hagyományos, esti közgyűlés.
Egy technikai részlet: az összesítést és az eredményt írásban, dátummal és a leadott szavazatok tételes felsorolásával kell dokumentálni, mert ez a dokumentum ugyanolyan jogi súllyal bír, mint egy hagyományos határozat.
A Merbo digitális rendszere lehetővé teszi az írásbeli szavazás elektronikus lebonyolítását is, ami tovább gyorsítja a folyamatot ott, ahol ez a forma jogilag megfelelő.
Fontos záró gondolat: az írásbeli szavazás nem arra való, hogy megkerülje a valódi vitát igénylő, megosztó kérdéseket.