Az első lépés ilyenkor mindig a helyzet pontos, számokkal alátámasztott felmérése: mennyi maradt a keretből, milyen kötelező, halasztást nem tűrő kiadások várhatók még, és mekkora a hiány. Ezt követően a közös képviselőnek döntési javaslatot kell tennie a SzVB, illetve szükség esetén a teljes közgyűlés felé.
A leggyakoribb megoldás egy rendkívüli, egyszeri befizetés kivetése, amely arányosan oszlik meg a tulajdoni hányad szerint. Ez kellemetlen hír a tulajdonosoknak, de sokkal jobb, mint a halasztás: egy elhalasztott, sürgős javítás tovább növeli a kárt.
Egy másik lehetőség a következő évi keret előrehozása, vagyis a jövő évi felújítási vagy karbantartási befizetések egy részének korábbi beszedése. Ez akkor működik jól, ha a hiány mérsékelt, és a tulajdonosok elfogadják az átütemezést.
Harmadik, ritkábban alkalmazott út egy rövid lejáratú, kisösszegű hitel vagy folyószámlahitel igénybevétele, amely áthidalja a pénzügyi rést, amíg a következő éves befizetések befutnak.
A visszatérő keretkimerülés egyértelmű jele annak, hogy a karbantartási terv és a hozzá rendelt éves keret alultervezett: ilyenkor érdemes a következő évi tervezésnél magasabb tartalékot beépíteni.
Érdemes azt is átgondolni, hogy egy éven belül visszatérő probléma, például ismétlődő csőtörés egy elöregedett szakaszon, nem karbantartási, hanem felújítási kérdés-e valójában.
A Merbo minden negyedévben állapotjelentést küld a karbantartási keret felhasználásáról, hogy a SzVB időben lássa, ha a keret kimerülése felé halad a ház.