Az alapelv az, hogy minden tulajdonostársnak joga van betekinteni a társasház közös ügyeit érintő dokumentumokba: az alapító okiratba, az SZMSZ-be, a közgyűlési jegyzőkönyvekbe és határozatokba, az éves beszámolókba, valamint a közös költség felhasználásáról szóló elszámolásokba.
A gyakorlatban a közös képviselő köteles hozzáférést biztosítani ezekhez ésszerű időn belül, akár másolat formájában, akár helyszíni betekintés útján. Egy digitális dokumentumtár ezt a jogot azonnali, önkiszolgáló hozzáféréssé alakítja.
Van azonban korlátja is: más tulajdonosok személyes adatai nem nyilvánosak automatikusan mindenki számára, ezekre az adatvédelmi szabályok is vonatkoznak. A közös, aggregált pénzügyi adatokhoz viszont mindenki hozzáférhet.
Egy gyakori félreértés, hogy a betekintési jog beleszólási vagy vétójogot is jelentene a napi ügyvitelbe. Ez nem így van: a betekintés tájékozódási jog, a döntéshozatal a közgyűlés hatásköre marad.
Ha egy közös képviselő indokolatlanul megtagadja a betekintést, ez önmagában is a bizalmi viszony megromlásának jele lehet.
A Merbo minden tulajdonosnak biztosítja a hozzáférést a rá vonatkozó és a közös dokumentumokhoz az eHáz rendszeren keresztül.