Az első a díjszerkezet pontos tartalma. Egy alacsonynak tűnő havidíj mögött gyakran külön tételként jelenik meg a közgyűlés-szervezés, a rendkívüli ülések levezetése, vagy akár egy-egy hibabejelentés adminisztrációja. Érdemes megkérdezni: mi tartozik bele a havi díjba, és mi számít külön tételnek. Egy átlátható szerződésben ez tételesen fel van sorolva, nem „egyéb feladatok” gyűjtőnév alatt.
A második a felelősségi kör és a felelősségbiztosítás. A közös képviselő tevékenységéből eredő kárért felelősséggel tartozik, ez a Ptk. általános kártérítési szabályai alá esik, hacsak a szerződés vagy az SZMSZ másként nem rendelkezik. Érdemes rákérdezni, van-e a kezelőnek szakmai felelősségbiztosítása, és milyen összeghatárig fedezi az esetleges károkat.
A harmadik pont a felmondási idő és az átadási kötelezettség. A törvény nem ír elő kötelező felmondási határidőt kezelői szerződésre, ez szabad megállapodás tárgya, de egy 30-60 napos, kölcsönösen betartható felmondási idő normális elvárás. Fontos, hogy a szerződés rögzítse: felmondás esetén a kezelő köteles a teljes irattárat és a pénzügyi nyilvántartásokat rendezetten átadni, meghatározott határidőn belül.
A negyedik, gyakran kimaradó pont a beszámolási kötelezettség gyakorisága és formája. Mennyi időnként kap a SzVB pénzügyi kimutatást, milyen részletezettséggel, és hogyan fér hozzá a tulajdonos saját befizetéseinek történetéhez. Ha ez a szerződésben nincs rögzítve, utólag nehéz számon kérni.
Végül érdemes tisztázni a hibabejelentésre vonatkozó reakcióidőt: vészhelyzetben (csőtörés, áramkimaradás, liftmeghibásodás) hány órán belül kell intézkedni, és ez hogyan van dokumentálva.
Sok szerződésben elsikkad az árazás indexálásának kérdése is: a havidíj évente milyen mértékben és milyen mutató alapján emelkedhet automatikusan, és ehhez kell-e külön közgyűlési jóváhagyás. Ha ez nincs rögzítve, a kezelő egyoldalúan is módosíthatja a díjat, ami később vitás helyzetet szülhet a SzVB-vel.
A Merbo minden ajánlatában tételesen szerepel, mi tartozik a havi díjba, mi számít külön elszámolású munkának, és milyen reakcióidőt vállalunk vészhelyzetben. Kérésre szívesen átküldjük egy aktuális mintaszerződésünket áttekintésre.