Az első lépés a hatályos szerződés felmondási feltételeinek átnézése: van-e felmondási idő, kell-e hozzá közgyűlési határozat, milyen okiratokat köteles átadni a leköszönő kezelő. A társasházi törvény nem ír elő kötelező felmondási eljárást a kezelői szerződésre, ez a felek közötti megállapodás kérdése, ezért az eredeti szerződést kell alapul venni. A közgyűlésnek egyszerű szótöbbséggel kell döntenie az új kezelő megbízásáról, hacsak az SZMSZ másként nem rendelkezik.
A leglényegesebb technikai kérdés az átadás-átvétel: a teljes irattár (alapító okirat, SZMSZ, közgyűlési jegyzőkönyvek, szerződések), a bankszámla feletti rendelkezés, a folyószámla-egyenlegek és a hátralékosok listája, valamint a karbantartási dokumentáció (érintésvédelmi jegyzőkönyvek, tűzvédelmi felülvizsgálatok, liftvizsgálati eredmények) mind átadandók. Érdemes ezt írásban, tételes átadás-átvételi jegyzőkönyvvel dokumentálni, mert egy hiányos irattár hónapokig visszahúzhatja az új kezelőt.
Gyakori hiba, hogy a tulajdonosok a váltást pusztán árkérdésként kezelik. A legolcsóbb ajánlat mögött gyakran kevesebb technikai kapacitás, lassabb hibaelhárítás vagy kevésbé átlátható elszámolás áll. Érdemes konkrét kérdéseket feltenni a leendő kezelőnek: hány házat kezel párhuzamosan, mennyi idő alatt reagál egy vészhelyzeti bejelentésre, hogyan dokumentálja a közös költség felhasználását havonta.
Az átállás időzítése sem mindegy: a legtisztább megoldás egy lezárt üzleti év után, az éves beszámoló elfogadását követően váltani, így az új kezelő egy lezárt, tiszta ponton veszi át a könyvelést. Ha ez nem megoldható, mert a probléma sürgős, akkor is érdemes ragaszkodni ahhoz, hogy az átadás pillanatában készüljön egy záró pénzügyi kimutatás, enélkül utólag szinte lehetetlen tisztázni, hogy egy esetleges hiány melyik kezelő időszakában keletkezett.
Érdemes azt is előre tisztázni, hogy a régi kezelő meddig érhető el kérdésekkel az átadás után. Egy korrekt szerződésben ez 30-60 napos átmeneti támogatási kötelezettségként szerepel, hiszen az új kezelőnek szinte biztosan lesznek olyan kérdései a ház történetéről, amit csak az előző céggel tud tisztázni.
Ha épp egy váltás előtt állsz, és szeretnéd tudni, milyen kérdéseket érdemes feltenni egy állapotfelmérés keretében, keresd a Merbo csapatát, szívesen végigvesszük veled a jelenlegi helyzetet, mielőtt döntenél.