A felhő alapú dokumentumtár ezt a problémát oldja meg: a társasház minden releváns dokumentuma, az alapító okirat, az SZMSZ, a közgyűlési jegyzőkönyvek és határozatok, az éves beszámolók és az aktív szerződések egy digitális felületen kerülnek tárolásra, ahonnan a tulajdonos bejelentkezve bármikor elérheti azokat.
A jogi alapja ennek az, hogy minden tulajdonostársnak törvényes joga van betekinteni a társasház közös ügyeit érintő dokumentumokba. A felhő alapú megoldás nem bővíti ezt a jogot, csak megkönnyíti a gyakorlását.
A gyakorlatban a rendszer strukturált mappákba rendezi az iratokat, évek, ügytípusok vagy témák szerint, és keresési funkciót is biztosít, így egy adott dokumentum másodpercek alatt megtalálható.
Egy fontos biztonsági szempont: nem minden dokumentum egyformán publikus. A tulajdonos saját adatait csak ő maga látja, míg a ház egészét érintő közös dokumentumok minden tulajdonos számára elérhetők.
A digitális irattár egyben biztonsági tartalékot is jelent: egy papír alapú irattár tűz vagy vízkár esetén helyrehozhatatlanul megsemmisülhet, míg egy felhőben tárolt dokumentum elérhető marad.
A Merbo minden kezelt háznál fokozatosan digitalizálja a teljes irattárat, és az eHáz rendszeren keresztül biztosítja a folyamatos, önálló hozzáférést.
Egy régebbi, papír alapon vezetett társasháznál érdemes a leggyakrabban keresett dokumentumokkal kezdeni, majd fokozatosan bővíteni az archívumot a régebbi iratokkal.