Az első lépés mindig a dokumentálás: érdemes írásban, e-mailben, nem csak szóban a lépcsőházban jelezni a konkrét problémákat, dátummal és tétellel. Ez két okból fontos: egyrészt esély van rá, hogy a közös képviselő valóban nem tudott a probléma súlyáról, másrészt ha később a leváltás mellett dönt a közösség, ez a dokumentáció alátámasztja a döntést.
Ha az írásos jelzés után sem történik érdemi változás, a közgyűlés az SZMSZ-ben vagy törvényben meghatározott szabályok szerint dönthet a közös képviselő visszahívásáról. Ehhez főszabály szerint egyszerű szótöbbség elegendő, hacsak az alapító okirat vagy az SZMSZ szigorúbb feltételt nem ír elő. A visszahívás nem igényel különösebb indoklást a törvény szerint, de a gyakorlatban egy tételes, dokumentált problémalista sokat segít abban, hogy a döntés ne merüljön vitába utólag.
Fontos tudni, hogy a visszahívás és az új kezelő megbízása nem azonnal old meg mindent: időt kell hagyni az átadás-átvételre, a teljes irattár és a pénzügyi nyilvántartások rendezett átvételére. Ha a régi kezelő ezt akadályozza, jogi útra, akár ügyvédi felszólításra lehet szükség az irattár kiadatásához.
Van egy fontos árnyalat: nem minden csúszás jelent rossz munkát. Egy komplex felújítási projekt vagy egy szokatlanul magas hibaszám valóban torlódást okozhat átmenetileg. A kérdés az, hogy ez rendszeressé válik-e, és hogy a közös képviselő kommunikál-e róla proaktívan, konkrét határidőt vállalva, vagy csendben marad.
Ha bizonytalan vagy, hogy a jelenlegi helyzet valós alulteljesítés vagy átmeneti torlódás, a Merbo díjmentes állapotfelmérést kínál: független szemmel átnézzük a ház aktuális dokumentációját és folyamatait, mielőtt bármilyen döntés megszületne.