A közös képviselő a társasház törvényes képviselője a 2003. évi CXXXIII. törvény alapján: ő írja alá a szerződéseket a társasház nevében, ő képviseli a házat hatóságok és bíróság előtt, ő felel a közgyűlési határozatok végrehajtásáért és a pénzügyi nyilvántartásokért. Ez döntéshozatali és jogi felelősség, nem fizikai jelenlét a házban.
A gondnok ezzel szemben operatív, helyszíni szerepet tölt be: a közös területek napi karbantartása, kisebb hibák azonnali elhárítása, a lépcsőházi takarítás vagy hulladékkezelés felügyelete, esetenként a beszállítók helyszíni fogadása. A gondnok jellemzően nem dönt semmiről önállóan: jelez, végrehajt, vagy egyszerű, azonnali beavatkozást igénylő ügyeket old meg helyben, például egy eltört villanykörte cseréjét vagy egy eldugult lefolyó azonnali elhárítását.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy csepegő csap bejelentése a gondnokhoz fut be és ott meg is oldódik, míg egy szerződéses vita egy beszállítóval, vagy egy közgyűlési határozat végrehajtása egyértelműen a közös képviselő asztalán landol. A kettő közötti átmenet, például egy nagyobb, több százezer forintos javítás jóváhagyása, már mindenképp a közös képviselő döntési körébe tartozik, még akkor is, ha a hibát a gondnok észlelte elsőként.
Felelősség szempontjából is eltér a kettő: a közös képviselő a Ptk. általános kártérítési szabályai szerint felel a tevékenységéből eredő károkért, míg a gondnok jellemzően munkaviszony vagy megbízási szerződés alapján, a közös képviselő felügyelete alatt dolgozik, az ő hibájáért végső soron a közös képviselő tartozik elszámolással a tulajdonosok felé.
Ha nem vagy biztos benne, egy adott ügyben kihez kell fordulnod a saját házadban, érdemes megkérdezni a közös képviselőtől, milyen csatornán érdemes jelezni a kisebb, illetve a nagyobb horderejű problémákat. A Merbo minden kezelt háznál egyértelmű, írásos útmutatót ad erről a tulajdonosoknak.