Egy jó karbantartási terv három rétegből épül fel. Az első a jogszabály által kötelezően előírt felülvizsgálatok naptára: érintésvédelmi mérés, tűzvédelmi ellenőrzés, kéményseprő-ipari felülvizsgálat, liftvizsgálat, a 676/2023. Korm. rendelet szerinti fűtési rendszer időszakos ellenőrzése. Ezeknek fix, jogszabályból következő gyakoriságuk van, elmulasztásuk hatósági bírságot vonhat maga után.
A második réteg az élettartam alapú tervezés: mikor várható egy adott berendezés vagy szerkezeti elem cseréje a gyártói vagy tapasztalati élettartam alapján. Egy 20-25 éves lift, egy 15 éves tetőszigetelés vagy egy elöregedett vízvezeték-hálózat esetén nem az a kérdés, hogy elromlik-e, hanem hogy mikor, és ezt előre be lehet, és be is kell tervezni a felújítási alapba.
A harmadik réteg a tapasztalati adatok: mely rendszerek okoztak visszatérő problémát az elmúlt években, hol jelentkezett ismételt hibabejelentés. Ez az információ csak akkor áll rendelkezésre, ha a hibajegyeket rendszeresen dokumentálják és visszakereshető formában tárolják, nem csak papíron egy irodai fiókban.
A terv gyakorlati haszna a felújítási alap tervezhetőségében mutatkozik meg: ha tudható, hogy 3 év múlva esedékes a liftfelújítás, a közgyűlés időben dönthet a befizetések ütemezéséről, ahelyett hogy egy váratlan, egyszeri nagy összegű különleges befizetést kelljen kivetni.
Egy jól vezetett terv azt is megmutatja, mikor érdemes összevonni munkákat: ha úgyis állvány kerül a homlokzatra egy hőszigeteléshez, praktikus ezzel egy időben elvégeztetni az ereszcsatorna-cserét vagy a homlokzati világítás felújítását is, mert a felállított állvány költsége amúgy is a projekt része lenne.
A Merbo minden kezelt házhoz karbantartási naptárat vezet, amely összeköti a kötelező felülvizsgálatokat, az élettartam-becsléseket és a korábbi hibajegyek tapasztalatait, így a SzVB nem meglepetésekre, hanem előre látható ütemtervre alapozhatja a döntéseit.