Az első lépés, jellemzően 30 napos elmaradásnál, egy udvarias, de konkrét emlékeztető: pontos hátralékösszeg, az elmaradás időszaka, és egyértelmű befizetési határidő. Ezen a ponton a legtöbb hátralék rendeződik, mert gyakran egyszerű elfeledésről vagy adminisztratív hibáról van szó, nem szándékos nemfizetésről.
Ha 60 napnál is fennáll a tartozás, a második lépés egy hivatalos, tértivevényes felszólítás következik, amely már jelzi a további jogi lépések lehetőségét. Fontos, hogy ez a levél tételesen tartalmazza a tartozás összegét hónapokra bontva, ne csak egy összesített végösszeget, mert ez később, jogi eljárás esetén is alátámasztja a követelés megalapozottságát.
90 napos elmaradásnál a harmadik lépés az ügyvédi felszólítás, amely a fizetési meghagyásos eljárás vagy a per lehetőségét helyezi kilátásba. Ezen a ponton a legtöbb tulajdonos felismeri a helyzet komolyságát, mert az ügyvédi levélpapír egyértelmű jelzés arra, hogy a társasház készen áll a jogi útra.
120 napos elmaradás után jön a negyedik lépés: a fizetési meghagyás (FMH) előkészítése és benyújtása a közjegyzőnél. 3 millió forint alatti tartozásnál ez a kötelező út, nem lehet közvetlenül perrel indulni. A jogerőre emelkedett fizetési meghagyás végrehajtási záradékkal végrehajtóhoz kerülhet, aki a tulajdonos vagyonára, ingó vagyontárgyra, bérre, nyugdíjra egyaránt vezethet végrehajtást.
Van egy további, súlyos eszköz is: ha a hátralék legalább három havi közös költséget elér, a közgyűlés dönthet a tulajdon jelzáloggal való megterheléséről a tartozás biztosítékaként.
Érdemes hangsúlyozni: a lánc minden lépése egyénileg mérlegelendő, nem automatikus gépezet. Ha egy tulajdonos jelzi, hogy átmeneti nehézsége van, és részletfizetési megállapodást kér, ezt írásba foglalva, konkrét ütemezéssel érdemes elfogadni, mert ez gyakran gyorsabban és olcsóbban zárja le az ügyet, mint egy hosszú jogi eljárás végigvitele.
A Merbo minden felszólítási lépést dokumentáltan, sablonosított formában küld ki, és a SzVB folyamatosan látja, melyik lakás melyik lépcsőn tart, így nem marad rejtett, elhallgatott hátralék a ház könyveiben.