Az első versenyképességi tényező a teljes, naprakész dokumentáció: érvényes energetikai tanúsítvány, a formai követelményeknek megfelelő közgyűlési határozat, és egy reális, tételes költségvetés, amely nem alábecsüli, de nem is túlbecsüli a kiadásokat.
A második tényező a megalapozott műszaki tartalom: a projekt ne csak azt írja le, mit szeretne a társasház, hanem azt is, miért éppen ezt a megoldást választották. Egy szakértői indoklással alátámasztott javaslat sokkal meggyőzőbb egy kívánságlistánál.
A harmadik tényező az önerő igazolt rendelkezésre állása, ami az egyik leggyakoribb bukási pont, ezért egy erős pályázatban ez a rész dokumentált és egyértelmű.
A negyedik, gyakran alábecsült tényező a realisztikus ütemterv: egy túl optimista, néhány hetes ütemterv egy komplex homlokzati projektnél inkább gyanút kelt, mint bizalmat épít.
Végül fontos a korábbi tapasztalat bemutatása: ha a társasház vagy a kezelő már valósított meg hasonló projektet sikeresen, ennek dokumentált bemutatása erősíti a bíráló bizalmát.
A Merbo pályázati anyagai mindig ezt a négy elemet építik fel tételesen: dokumentáció, műszaki indoklás, önerő-igazolás, reális ütemterv.